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Unlike hiring Japanese people, foreigners may not be able to work depending on their status of residence, so you have to check various things.
If you hire someone who cannot work, in the worst case, you may be responsible for illegal employment, so you need to be very careful.
When hiring a foreigner in Japan
This is the case when you interview and hire a foreigner in Japan.
Points to should take care for,
● It is necessary to confirm the status of residence and the period of stay with a residence card held by a foreigner.
● If you have a status of residence of “Permanent Resident”, “Spouse or Child of Japanese Nationals,” “Spouse or Child of Permanent Resident,” or “Long-term Resident,” there are no restrictions on employment.
● If you have a status of residence (working qualification) that has a limited range of employment, such as “Engineer, Specialist in Humanities, International Services” or “Skilled Labor”, they will be able to work if your job description corresponds to that status of residence.
● If you have a status of residence of “Student” or “Dependent”, you can work up to 28 hours a week in principle if you have a “permit for activities outside the status of qualification”.
Whether or not you have a permit for activities outside your status is indicated on your residence card.
Required notification
If you are hiring a person with a work qualification, and if you take on a job that corresponds to the same status of residence after hiring, you can continue to work, but you will need to submit a “Notification Regarding Activity Organization”.
In addition, you can check whether your job description after hiring matches your status of residence by applying for a “Certificate of Authrization for Employment”.
When hiring a foreigner, the employer is obliged to submit a “Notification Regarding Acceptance of Medium- to Long-term Residents”.
Similarly, even if the employment of foreigners is terminated, the employer is obliged to submit a “notification regarding acceptance of medium- to long-term residents”.
For Students
When hiring an Student who is expected to graduate from a university or vocational school in Japan, it is necessary to change the status of residence of the Student to a status of residence suitable for the job of the company in the “Application for Change of Status of Residence”.
For “short-term stay” status of residence
This is a case where foreigners who are staying with a “short-term stay” status of residence for sightseeing purposes are included, but in principle, it is not possible to change from a “short-term stay” to another status of residence.
Apply for the issuance of a “Certificate of Eligibility” by yourself or your company, and you will be asked to return to your home country once. Once you have been issued a “Certificate of Eligibility”, you will be sent to the person, and you will be issued a visa at the diplomatic mission abroad and will be re-entered Japan.
When hiring a foreigner who is overseas
If you want to invite foreigners from abroad, you will need to apply for a certificate of status of residence.
Certificate of Eligibility
When a foreigner enters Japan, a visa must be issued to a diplomatic mission abroad such as a Japanese embassy or consulate in a foreign country.
It usually takes several months to get a work visa, as you will be referred to your home country (Japan).
Therefore, by confirming that you have a status of residence in Japan in advance, the procedure for issuing a visa will be simplified. The document certifying that you have confirmed your status is the “Certificate of Eligibility”.
Obtaining an immigration visa
Once the “Certificate of Eligibility” is issued, it will be sent to foreigners overseas.
Foreigners overseas can obtain a status of residence by going to a Japanese Embassy with this certificate, receiving a visa, and submitting this certificate at the time of landing examination at a Japanese airport.
The “Certificate of Eligibility” is valid for 3 months, so you need to enter Japan by that time.
Notification of acceptance of medium- to long-term residents
When hiring a foreigner, the employer is obliged to make an effort to submit a “Notification Regarding Acceptance of Medium- to Long-term Residents” to the Immigration Bureau.
The same applies when a foreigner retires.
就労できない方を雇い入れた場合、最悪の場合、不法就労に荷担することになる恐れがありますので、細心の注意が必要です。
日本にいる外国人の方を雇い入れる場合
日本にいる外国人の方を面接して雇い入れる場合です。
気をつける点
●外国人の方が持っている在留カードなどにより、在留資格や在留期限を確認する必要があります。
●「永住者」「日本人の配偶者等」「永住者の配偶者等」「定住者」の在留資格を持っている場合、就労に制限はありません。
●「技術・人文知識・国際業務」「技能」などの就労できる範囲が限られている在留資格（就労資格）の場合は、職務内容がその在留資格に該当すれば就労が可能となります。
●「留学」「家族滞在」の在留資格の場合は、「資格外活動許可」を得ていれば、原則週２８時間まででしたら就労が可能です。
資格外活動許可を受けているかどうかは、在留カードに記載があります。
必要な届け出
就労資格をお持ちの方を採用する場合、採用後に同じ在留資格に該当する職務に就く場合は、そのまま就労できますが、「活動機関に関する届出」が必要になります。
また、採用後の職務内容が在留資格に合致するかどうかを確認するには「就労資格証明書」の交付申請をすることにより確認をすることができます。
外国人を雇用した場合、事業主は「中長期在留者の受け入れに関する届け出」の提出が努力義務とされています。
同様に外国人の雇用が終了した場合も、事業主は「中長期在留者の受け入れに関する届け出」の提出が努力義務とされています。
留学生の場合
国内の大学・専門学校を卒業見込みの留学生を採用する場合、「在留資格変更許可申請」にて、留学生の在留資格を自社の職務に適した在留資格に変更する必要があります。
「短期滞在」の在留資格の場合
観光など目的で「短期滞在」の在留資格で滞在している外国人をやと入れる場合ですが、原則として「短期滞在」から他の在留資格に変更することができません。
本人か会社で「在留資格認定証明書」の交付申請をして、本人は一度本国に帰国してもらいます。「在留資格認定証明書」の交付を受けたら本人に送付して、在外公館にて査証（ビザ）の発給を受けて、再度日本に入国となります。
海外にいる外国の方を雇い入れる場合
国外から外国人を呼び寄せる場合は「在留資格認定証明書交付申請」が必要になります。
在留資格認定証明書
外国人が日本に入国する際は、外国にある日本の大使館や領事館等の在外公館に査証（ビザ）の発給を受けなければなりません。
就労目的の査証（ビザ）の発給を受けるには、本国（日本）への照会が行われますので、通常は数ヶ月の日数を要します。
そこで、あらかじめ日本で在留資格があることを確認することにより査証（ビザ）の発給手続きが簡素化されます。その資格確認をしたことを証する書面が「在留資格認定証明書」となります。
入国査証（ビザ）入手
「在留資格認定証明書」の発給を受けたら、海外にいる外国人に送付します。
海外にいる外国人は、この証明書にて在外公館に行き査証（ビザ）の発給を受け、また日本の空港等における上陸審査の際にこの証明書を提出することで、在留資格を得ることになります。
「在留資格認定証明書」は、有効期限が３ヶ月となりますので、それまでに入国する必要があります。
中長期在留者の受け入れに関する届出
事業主は、外国人を雇用した場合、「中長期在留者の受け入れに関する届出」を入国管理局に提出する努力義務があります。
外国人が退職した場合も同様です。
